AI議事録ツール、毎週90分が15分になった会社員の使い方

会議のあとに「じゃあ議事録、まとめておいてね」と振られる瞬間。あの重さが、AIに任せ始めてから消えました。

毎週かけていた90分の作業が15分に短縮。録音から要約まで、ほぼ機械的に進めて、最後の5分だけ私が中身を確認する流れに変わりました。

今回は会社員（非エンジニア）の私が実際にやっている、AI議事録の4ステップとツールの組み合わせを公開します。会社用のM365を持っていなくても、無料〜月額1,500円程度で組めます。

「90分→15分」の正体：時間がどこに消えていたか

まず、何にどれだけ時間がかかっていたかを正直に書きます。

大事なのは「人間チェック」の時間は逆に増えていることです。これは意図的です。AIが書いた議事録をそのまま配るのではなく、必ず10分は私が読み返して、ニュアンスのズレや人名の取り違えを直しています。

「全部AIに任せる」ではなく「AIに下処理させて、人間が仕上げる」が正解だと私は思っています。

私が使っている3つのツール組み合わせ

議事録AIを単体で買おうとすると、月3,000〜10,000円のSaaSが選択肢に並んで「どれにすればいいの？」となります。私はもっとシンプルに、以下の3つを組み合わせています。

「議事録専用ツール」ではなく、「文字起こし＋汎用AI」の組み合わせなので、議事録以外にも転用できます。例えばインタビュー記事の文字起こし、長文音声メモの要約など、用途が広がります。

議事録作成の4ステップ（実際のフロー）

4ステップだけ覚えれば、毎週同じ動きで完結します。

ステップ①：録音する（会議前にセット）

会議が始まる前に、スマホのボイスメモを起動して机に置きます。Zoomなどオンライン会議の場合は録画機能をオンにします。

注意点：会議参加者に「議事録のために録音させてください」と一言断る。これは社内外問わずマナーです。法的にも、後々のトラブル防止にも大事です。

ステップ②：Nottaに音声をアップロード（3分）

会議終了後、録音ファイルをNottaにアップロードします。日本語の文字起こし精度は、無料の文字起こしツールの中では頭ひとつ抜けています。

1時間の会議だと、文字起こしは3〜5分で完了します。出てきたテキストは「ですます調」の話し言葉なので、このまま議事録にはできません。次のステップで整理します。

ステップ③：ChatGPTに要約を依頼（2分）

Nottaが出した文字起こしを、まるごとChatGPTに渡します。プロンプトは後ろのセクションで公開します。

このとき大事なのは、機密情報を含む場合は社外秘の固有名詞（顧客名、未公開のプロジェクト名）を別の名前に置換してから渡すこと。私は「A社」「Bプロジェクト」のように匿名化してから流しています。

ステップ④：人間チェックで仕上げ（10分）

出てきた議事録を1回通読して、以下をチェックします。

• 人名・部署名・固有名詞の誤字
• 決定事項のニュアンス（AIが断定しすぎていないか）
• アクションアイテムの担当者と期限
• 機密情報の置換戻し

このチェックを抜くと信頼を失うリスクがあるので、絶対に飛ばしません。10分は必要経費です。

コピペで使える要約プロンプト2本

私が実際に使っているプロンプトをそのまま公開します。穴埋めして使ってください。

プロンプト①：標準フォーマット（社内会議向け）

以下は会議の文字起こしです。議事録にまとめてください。

【会議名】[会議名]
【日時】[日時]
【参加者】[参加者リスト]

要件：
- 「決定事項」「議論内容」「アクションアイテム（担当・期限）」「次回までの宿題」の4セクションで構成
- 各セクションは箇条書きで5項目以内
- 話し言葉は書き言葉に整える
- 不確実な発言は「（要確認）」を付ける
- 文字数：合計1,000字以内

【文字起こし】
[ここにNottaの出力を貼る]

プロンプト②：クライアント先報告向け（より丁寧）

以下は商談の文字起こしです。クライアント向けの報告書としてまとめてください。

要件：
- 「先方の要望」「こちらからの提案」「次回までの宿題」の3セクション
- 丁寧語（〜いたしました、〜となります）で統一
- 数字や日付は必ず明示する
- 推測や曖昧な表現は除外する
- 文字数：1,500字以内

【文字起こし】
[ここに貼る]

プロンプトのコツは「文字数指定」と「セクション固定」です。これがないと毎回フォーマットが揺れて、整形時間が増えます。

ハマった3つの落とし穴と対処法

順調そうに書いていますが、最初の1ヶ月は何度もミスしました。同じ穴に落ちないように共有します。

落とし穴①：会議の声が小さくて文字起こしが崩れる

マイクから離れた発言者の声は、Nottaでも拾えないことがあります。「（聞き取れません）」が連発して、議事録の精度が落ちる。

対処：スマホを「いちばん声が小さい人の近く」に置く。これだけで精度が大きく変わります。スピーカーフォン側ではなく、参加者の声をキャッチする位置がベストです。

落とし穴②：機密データをそのままChatGPTに投げてしまう

これが一番怖いミスです。顧客名・未公開の数字をそのまま貼ると、無料版ChatGPTでは学習データに使われる可能性があります。

対処：プロンプト①の前に、必ず手動で固有名詞を置換する。面倒なら、ChatGPT Plus（学習オフ設定可）やCopilot for Microsoft 365のようなビジネス向けプランを使う。AIへの情報の渡し方はAIに個人情報を入れる危険性と正しい使い方を正直に解説でも詳しく書いています。

落とし穴③：AI出力をそのまま配って怒られる

初期に1度、AIが書いた議事録をそのまま社内Slackに流したら、上司から「これ、決定事項のニュアンス違うよね」と指摘されました。

対処：AI出力は必ず「叩き台」として扱う。最後の人間チェック10分は省略不可。この心構えはChatGPT使い始めた会社員の8割がハマる、3つの典型的な失敗でも詳しく書いています。

今日すぐできること

全部一気に揃えなくてOKです。明日からできる3ステップだけ書きます。

1. Nottaの無料アカウントを作る：3分で完了。クレジットカード不要
2. 次の会議で録音許可をもらって、スマホを置く：これだけ
3. 会議後、Nottaに音声を上げて、上記プロンプト①でChatGPTに要約させる：これで作業時間が体感できます

1回試すと、戻れなくなります。私は3週間目から、議事録が回ってくるのが楽しみになりました（嘘みたいですが本当です）。

まとめ

AI議事録を回すポイントを整理します。

議事録は「やらされ仕事」の代表ですが、AIに任せると一気に楽になります。重要なのは「全部任せる」ではなく「下処理を任せて、判断は人間が握る」というスタンスです。

毎週90分が15分になると、月でいうと5時間の自由時間が生まれます。その時間で、もう少し本質的な仕事に手をつけられるようになりました。

業務効率化を他の場面でも進めたい方は、以下の記事も参考にしてください。

• 【ChatGPT×Excel】毎週8時間のルーティン作業が消えたAI自動化の全手順
• ChatGPT使い始めた会社員の8割がハマる、3つの典型的な失敗
• AIに個人情報を入れる危険性と正しい使い方を正直に解説